Пользовательская документация

Адрес сервиса: https://timesheet.apps.data.lmru.tech

Цель сервиса

Сервис создан для упрощения ведения учета трудозатрат по задачам в Yandex Tracker.

---

⚠️ Важно! Прежде чем начать

🔴 Нельзя списывать все встречи на одну задачу Каждая встреча должна быть привязана к конкретной задаче, которая соответствует продукту или инициативе, по которой велась работа. Исключения допустимы только для редких общекомандных встреч (например, Tech Community Meeting, открытый микрофон и т.д.).

🔴 Не используйте задачу PM-4 или любую “свалку” по умолчанию для всех логов. Это нарушает точность распределения затрат и затрудняет капитализацию.

🟡 По умолчанию ключ задачи при импорте из календаря не подтягивается — вы вводите его вручную.

🟢 Логирование можно делать раз в неделю, но при этом нужно распределять часы по рабочим дням, а не списывать весь объем на один день.

---

✅ Что можно делать в Timesheet

🔹 Новый календарный режим учета времени

Теперь на вкладке Календарь доступен современный интерактивный календарь для работы с треками:

• Вы можете сменить тему:
  • Используя переключатель в меню
• Быстрое добавление трека:
  • Для пустых рабочих дней (не выходных) отображается кнопка добавления трека. Кликните по ней, чтобы быстро создать новую запись.
• Просмотр и детализация:
  • Клик по дню с треками открывает модальное окно с подробностями по всем трекам за этот день.
• Переход между месяцами:
  • Можно переключать месяцы в календаре, автоматически подгружаются задачи и треки за выбранный период.
• Отображение задач:
  • В ячейках календаря показываются ключ задачи и её краткое описание.
• Улучшенная навигация:
  • Календарь всегда отображает актуальный месяц, а фильтры и отображение выходных дней синхронизированы с выбранным режимом.

Преимущества:

• Быстрое добавление треков прямо из календаря.
• Удобный просмотр и анализ треков по дням.
• Современный и наглядный интерфейс для планирования и учета времени.

---

🔹 Работа с задачами и треками

• Задачи отображаются, если:

  • Назначены на выбранного исполнителя (ты - по умолчанию).

  • Были обновлены в выбранный период.

  • Содержат треки выбранного исполнителя.

  • Были закреплены вручную (иконка 📌 рядом с ключом).

• Можно выбирать исполнителя из команды (управляется через меню Настройки):

• Можно фильтровать по:

  • Статусу

  • Очереди

  • Названию

Создание и редактирование треков:

• Кликните по ячейке в таблице (пересечение задачи и даты).

• Или нажмите Добавить трек (Add track).

• Редактируйте комментарий, дату и часы. Удалить можно через иконку 🗑️.

---

🔹 Вход и авторизация

• Авторизация происходит через ваш аккаунт в Yandex Tracker. На странице авторизации необходимо подтвердить доступ к чтению и записи в трекер.

• Если вы уже авторизованы в Tracker, то вход в Timesheet произойдет автоматически.

• Авторизация в календаре в меню Настройки (Settings) -> Авторизация (Authorization). Почта заполняется автоматически из пользователя Yandex Tracker, менять её нельзя. Введите пароль от своего LDAP и нажмите Сохранить.

---

🔹 Импорт встреч из календаря

1. Авторизоваться в календаре.

2. Нажать во вкладке Таймшиты (Timsheets) кнопку Выгрузить встречи.

3. Выбрать нужные встречи.

4. Указать ключ задачи для каждой встречи (например, DATALM-1234). Работает поиск, найти ключ можно по названию задачи.

5. Нажать “Загрузить” — встречи превратятся в превратятся в треки к выбранным задачам.

⛔️ Ключ задачи нужно ввести вручную для каждой встречи.

📌 Один ключ можно применить ко всем встречам, но только если они действительно относятся к одной задаче.

🧩 Есть возможность настраивать правила подстановки задач ко встречам, описание в разделе Автоматические правила.

---

🔹 Автоматические правила (по умолчанию)

Сервис автоматически применяет ряд предустановленных правил для классификации и обработки встреч из календаря. Эти правила помогают корректно распределять встречи по задачам, округлять длительность и пропускать нерелевантные события. Также, можно добавлять свои правила.

Список стандартных правил:

• Отпуск
  Все встречи с названием “Отпуск” автоматически устанавливаются на задачу PM-2.

• Обучение
  Встречи, содержащие в названии слова “DE Talks”, “BI Talks”, “Meetup”, “Обучение”, “Тренинг”, “Training”, “Community”, “Meeting”, автоматически устанавливаются на задачу PM-3.

• Общие встречи
  Встречи с числом участников больше 100 или с участием определённых рассылок (например, ml.users@example.ru, ml.all.users@example.ru и др.), а также встречи с названиями вроде “Coffee talk”, “Доклады и Докладчики”, “Domain Review”, “ТДК”, “TDK” — автоматически устанавливаются на задачу PM-4.

• Работа с людьми
  Встречи, содержащие в названии “МежБОРД”, “БОРД”, “Билан”, “МежБилан”, “Собес”, “Interview”, “Интервью”, автоматически устанавливаются на задачу PM-11.

• Округление длительности
  Встречи длительностью менее 30 минут автоматически округляются до 30 минут.
  Встречи длительностью менее 1 часа — до 1 часа.

• Пропуск встреч без участников
  Встречи без участников (и не являющиеся отпуском) автоматически пропускаются и не попадают в выгрузку.

Вы можете изменить, удалить или дополнить эти правила в разделе “Правила” в настройках сервиса.

Пример:

Название встречи	Кол-во участников	Применённое правило	Итоговая задача/действие
Отпуск	1	Отпуск	PM-2
DE Talks: Data Science	20	Обучение	PM-3
Общий митап	150	Общие встречи	PM-4
Собеседование	3	Работа с людьми	PM-11
Короткая встреча	2	Округление длительности	30 минут
Пустая встреча	0	Пропуск встреч без участников	Пропущено

Изменяйте правила под свои задачи для более точного распределения времени!

Можно делиться созданными правилами со своей командой, нажав кнопку “Сделать общим для команды”:

---

🔹 Генерация правил с помощью ИИ (AI Rules Generation)

Теперь вы можете создавать автоматические правила для обработки встреч с помощью искусственного интеллекта прямо в интерфейсе Timesheet!

Как это работает:

• В разделе “Правила” появилась форма “Генерация правил с помощью ИИ”.
• Опишите на естественном языке, какое правило вы хотите создать (например: “Пропускать встречи с Иваном Петровм” или “Установить задачу LMW-123 для встреч по созданию AI ассистентов”).
• Нажмите кнопку Сгенерировать правило.
• Сервис отправит ваш запрос в ИИ и автоматически предложит готовое правило, которое вы сможете сразу добавить в список.

Пример использования:

1. Перейдите в раздел “Правила”.
2. Введите описание правила в поле “Опишите встречу или правило на естественном языке”.
3. Нажмите “Сгенерировать правило”.
4. Если правило успешно сгенерировано, оно появится в списке ваших правил.
5. Если ИИ не смог создать правило, вы увидите причину ошибки.

Стоимость и токены:

• После каждого запроса ИИ отображается информационное сообщение о количестве использованных токенов и стоимости запроса (в рублях).
• Пример: “Использовано токенов: 1200, стоимость запроса: 1.01 ₽”.
• Даже если правило не было сгенерировано, информация о расходе токенов всё равно будет показана.

Зачем это нужно:

• Быстрое создание сложных правил без ручного ввода всех условий.
• Экономия времени и снижение ошибок при настройке автоматизации.

---

🔹 Просмотр треков и отчетов

• Вкладка Отчеты (Reports) показывает:

  • Общее количество залогированых часов.

  • Кто из команды не логировал (можно использовать для контроля).

  • Раскраска по дням (например, >8 часов — красным). Для сокращенных и праздничных дней работает проверка на 7 и 0 часов соответственно.

• Поддерживаются выборки по периоду (неделя, месяц, произвольно).

🧩 Это оперативный отчет, а не финальный бухгалтерский. Он показывает текущее состояние логирования в реальном времени, напрямую выгружая треки с API Яндекса.

---

🔹 Работа с командой

• Добавление коллег вручную по логину (LDAP) или из очереди трекера (выгружаются все пользователи, указанные владельцем очереди в Yandex Tracker как Команда очереди) производится через меню Настройки (Settings) -> Настройки команды (Team settings).

• Они появятся в списке пользователей и можно будет смотреть их треки (если есть к ним доступ в Яндекс.Трекере).

---

💡 Рекомендации по логированию

Рекомендация	Почему это важно
Вводить ключ задачи вручную для каждой встречи	Исключает массовое списание на “помойку”
Не превышать 8 часов логирования	Это вызывает ошибки в отчетности и недоверие к данным
Комментировать треки осмысленно	Позволяет понять суть работы и использовать данные для анализа
Закреплять задачи, если работаете над ними регулярно	Они будут всегда отображаться в таблице, даже без свежих треков
Проверять вкладку Отчеты (Reports) — смотреть сколько времени потрачено	Помогает управлять ресурсами и устранять пробелы

---

🔍 Вопросы и помощь

Если у вас остались вопросы:

• Обратитесь к своему руководителю — он может показать, как логировать правильно.

• Или напишите в Telegram: @diarworld .

---